التحديات والمعوقات التي تواجهها وحدة

النظم الإدارية والجودة

وسبل حلها

إعداد

هاني بن محمد سليمان القاضي

مدير وحدة تطوير المؤسسات

مركز الاقتصاد والنظم الإدارية- معهد البحوث

جامعة الملك فهد للبترول والمعادن

20 أكتوبر 2001

المحتويات

مـقـدمـة

I - التحديات والمعوقات التي تواجه وحدة النظم الإدارية والجودة

1 - المعوقات الخارجية

2- المعوقات الداخلية

II - الخطط الإدارية والتسويقية الاستراتيجية لوحدة النظم الإدارية والجودة

1 - تطوير رسالة وحدة النظم الإدارية

2- تطوير الخطط الإدارية والتسويقية للوحدة

مقدمة

انطلاقا من واجب مركز الاقتصاد والنظم الإدارية لمواكبة التغيرات والتحديات التي تواجه الاقتصاد السعودي، ودعم مسيرة التنمية الاقتصادية، وتفعيل دوره في دعم المسيرة التعليمية، وذلك من خلال مد جسور التواصل وخلق قنوات اتصال بين المركز وبين كلية الإدارة الصناعية، والقطاعات الصناعية، والتجارية المخـتلفة، فإني أعرض – في تقريري هذا - خطة عمل مقترحه لتفعيل أنشطة وحدة النظم الإدارية والجودة بمركز الاقتصاد والنظم الإدارية، لتتماشى مع التغيرات الاقتصادية المتلاحقة، والتطورات القائمة، وذلك من خلال توثيق و تقوية علاقة التعاون المشترك مع كلية الإدارة الصناعية، وتشجيع أعضاء هيئة التدريس وطلاب الدراسات العليا بالكلية للقيام بالأبحاث التطبيقية المتعلقة بدراسة تطورات الاقتصاد العالمي، وسبل تطوير مؤسساتنا الاقتصادية، وتحديد المعوقات، والتحديات التي تواجهها في الوقت الحالي، وفي المستقبل وبخاصة بعد انضمام المملكة لمنظمة التجارة العالمية، مما يضمن تواصل المركز والكلية مع القطاع الخاص، والتعرف على احتياجاته، ومتطلباته، ويساهم في تخريج طلاب مدربين ومدركين للمشاكل والتحديات التي تواجه القطاعات الصناعية، والتجارية، وقادرين على المشاركة في حل هذه المشاكل والتحديات.

وفي الجزء الأول من هذا التقرير سيتم توضيح المعوقات والتحديات التي تواجهها وحدة النظم الإدارية والجودة بمركز الاقتصاد والنظم الإدارية، والتي تمثل عائق أمام العاملين في المركز، وتحد من مقدرتهم على تسويق مشاريع هذه الوحدة، ومن ثم- في الجزء الثاني من هذا التقرير- سيتم توضيح الخطط الإدارية والتسويقية التي بحاجة لها الوحدة للحد من هذه المعوقات.

(Back to top)

I - التحديات والمعوقات التي تواجه وحدة النظم الإدارية والجودة

يمكن تصنيف تلك المعوقات والتحديات التي تواجهها وحدة النظم الإدارية والجودة - والتي تحد من مقدرتها على القيام بواجباتها- إلى معوقات خارجية ومعوقات داخلية، والتي يمكن تلخيصها كالتالي:

(Back to top)

1- المعوقات الخارجية :

وهي المعوقات الناتجة عن ظروف السوق وظروف البيئة الخارجية، ويمكن تلخيصها كالتالي:

1- نظرة المنشآت الصناعية والتجارية لمشاريع وحدة النظم الإدارية والجودة - بمركز الاقتصاد والنظم الإدارية - على أنها أبـحاث أكاديمية نظرية يمكن تطبيقها في الدول المتقدم بينما لا يمكن تطبيقها في المملكة، نظرا لاختلاف البيئة الاقتصادية والصناعية والتجارية في المملكة عن الدول المتقدمة، وبالتالي عدم استفادة المنشأة - حسب اعتقادهم - من مشاريع الوحدة، وقد ذكر مثل هذا التعبير كل من:

× مدير عام إسمنت السعودية المهندس عبدالعزيز شويل.

× نائب مدير عام إسمنت السعودية الأستاذ فهد السليم.

× ممثل قسم التدريب في شركة صدف الأستاذ فريح الصنيتان.

× نائب مدير التسويق في شركة حديد الأستاذ أسامه الزهراني.

(Back to top)

2- وجود أعداد كبيرة من المكاتب الاستشارية المنافسة لوحدة النظم الإدارية والجودة، والتي تستعين بأعضاء هيئة تدريس من الجامعات السعودية وخبراء في الإدارة والتسويق، كما أنها تقدم عروضها بأسعار تقل عن أسعار الوحدة، و تقدم عروضها في أوقات قياسية مقارنة بالمركز. ونظرا لكون ثقة العميل ،وتكاليف الدراسة، وعامل الوقت تعد من الميزات التنافسية الأساسية في سوق الاستشارات الإدارية والتسويقية فإن الوحدة غالبا ما تخسر المنافسة مع هذه المكاتب.

(Back to top)

3- عدم جدية بعض الشركات في التعاقد مع الوحدة عند طلبها عرض مفصل، وإنما يكون هدفها الأساسي من طلبها العرض هو الحصول على أسلوب ومنهجية البحث، ومن ثم التعاقد مع مكاتب استشارية أخرى على أساس نفس أسلوب ومنهجية البحث المقدم من قبل الوحدة، ولكن بسعر أقل. مما يعني عدم حصول فريق العمل الذي أعد العرض وشارك في عملية التسويق على أي تعويض نظير مجهودهم في تسويق المشروع، مما يسبب لهم إحباط في المستقبل وعدم الرغبة في المشاركة في تسويق مشاريع الوحدة. ويمكن ـ على سبيل المثال ـ ذكر طلب شركة الجميح/شل في مدينة الرياض لدراسة تسويقية من الوحدة.

(Back to top)

4- موافقة مجلس الوزراء لأعضاء هيئة التدريس للعمل خارج الجامعة على أن لا يتعارض هذا مع واجباتهم ومهام التدريس، مما أدى إلى عدم رغبة عضو هيئة التدريس في كلية الإدارة الصناعية للتعاون مع المركز لحصوله على عائد مادي أعلى في حالة تعاونه مع القطاع الخاص بشكل مباشر.

(Back to top)

2- المعوقات الداخلية:

وهي المعوقات الناتجة عن عوامل تتأثر بشكل مباشر بسياسة معهد البحوث، والبيئة الداخلية للجامعة، ويمكن تلخيصها كالتالي:

1- ارتفاع تكاليف الدراسات والمشاريع التي تقدمها وحدة النظم الإدارية والجودة مقارنة بأسعار المكاتب المنافسة، وهذا الارتفاع ناتج عن تحميل الوحدة لتكاليف غير مباشرة تصل إلي 37.5%، مما يؤدي إلى عجز المركز عن المنافسة.

(Back to top)

2- عدم مشاركة إدارة دعم البحوث والابتكارات في تحمل مخاطر تسويق مشاريع الوحدة، أو تحمل أي تكاليف في حالة الفشل في تسويق المشاريع، مع استمرار حصول الإدارة على 6% من قيمة التكاليف المباشرة لأي مشروع ينجح أعضاء المركز في تسويقه!!، وفي المقابل يتم ومطالبة العاملين في وحدات المركز – وحدة تطوير المؤسسات، ووحدة الدراسات الاقتصادية - وأعضاء هيئة التدريس في كلية الإدارة الصناعية لتمحل هذه التكاليف، وتعويضهم فقط في حالة النجاح في تسويق المشروع التعويض الذي يراه المركز مناسبا!! وفي حالة الفشل في تسويق المشروع نتيجة لارتفاع قيمة العرض، أو نتيجة التأخر في تقديم العرض - وهي ليست ذنب فريق العمل- فإن كل من ساهم في تسويق المشروع من خلال إجراء دراسة وبحث ميداني، أو كتابة مذكرة فنية، أو كتابة عرض مفصل، أو تحمل تكاليف السفر لمقر الشركة لا يحصل على أي تعويض مادي أو معنوي!!

(Back to top)

3- عدم دعم الوحدة لأي دراسة تطبيقية لرصد المشاكل والتحديات التي تواجهها القطاعات الصناعية المختلفة في المملكة، مما يجبر ممثل المركز ـ عند قيامه بزيارات لتسويق المشاريع ـ مخاطبة العملاء بشكل أكاديمي ونظري، الأمر الذي يعزز نظرة الشركات لمشاريع الوحدة على أنها دراسات أكاديمية لا يمكن للمنشأة الاستفادة منها.

(Back to top)

4- انسحاب 6 أعضاء من منسوبي المركز – من أصل 13 عضو- خلال ما يقارب العام، مما يضعف قدرة الوحدة للاستجابة لاحتياجات العملاء، خصوصاً في حالة طلب مذكرات فنية، أو عروض مفصلة في الدراسات الإدارية والتسويقية الاستراتيجية، وذلك نظراً لعدم وجود- ضمن أعضاء المركز- أي متخصص في قسم الإدارة الاستراتيجية أو في قسم التسويق.

(Back to top)

5- عدم حماس أعضاء هيئة التدريس في كلية الإدارة الصناعية ـ في ظل هذه الظرف ـ للتعاون مع الوحدة لإعداد المذكرات الفنية والعروض المفصلة نتيجة لانخفاض نسبة النجاح في تسويق المشاريع إلى ما يقارب 25%، مما يعني احتمال عدم حصولهم على أي تعويض مادي أو معنوي بنسبة 75% تقريبا. الأمر الذي أدى إلى فشل الوحدة ـ خلال الأشهر الماضية ـ في تسويق مشروع لمنظمة الخليج للاستشارات الصناعية، ومشروع لشركة حديد. فبعد اتصالات دامت عدة أسابيع مع منظمة الخليج للاسـتشارات الصناعية لـحثهم على طلب تقديم عرض مفـصل، وبعد حصـول المركز على هذا الطلب RFP اعتذر كل من الدكتور عبدالله العبدالقـادر، والدكتور نصار شيخ، والدكتور محمد الخالدي، والدكتور إبراهيم الجبري، والدكتور محمد الميرغني عن القيام بكتابة عرض لتقديمه لمنظمة الخليج.كما تكرر نفس الموقف مع شركة حديد، فبعد زيارتي لمقر شركة حديد في مدينة الجبيل على حسابي الشخصي للـتعرف على المـشاكل التي تواجهها الشركة، اعتذر كل من الدكتور عـيد الشمري، والدكتور سالم الغامدي، والدكتور عبيد العبدلي عن القيام بكتابة مذكرة فنية للشركة. مما يضعنا دائما في موقف حرج أمام عملاء المركز، ويؤدي إلى عدم رغبة العميل في التعاون مع المركز في المستقبل، وعدم ثقته في جدية موظفين المركز، مما يؤدي إلى خسارة الجامعة - بصفة عامة- وخسارة المركز والعاملين فيه – بصفة خاصة- لثقة العملاء وثقة المنشآت الاقتصادية بصفة عامة.

(Back to top)

وعلية وبناءً على التوضيح السابق للمعوقات التي تواجه وحدة النظم الإدارية والجودة، والتي تستحق المزيد من البحث والدراسة، أرفع –في تقريري هذا - خطة عمل مقترحة لوحدة النظم الإدارية والجودة، والتي يمكن – إن شاء الله - أن تحد من هذه المعوقات، وتساهم في نجاح هذه الوحدة.

- II الخطط الإدارية والتسويقية الاستراتيجية لوحدة النظم الإدارية والجودة