التحديات والمعوقات التي تواجهها وحدة

النظم الإدارية والجودة

وسبل حلها

إعداد

هاني بن محمد سليمان القاضي

مدير وحدة تطوير المؤسسات

مركز الاقتصاد والنظم الإدارية- معهد البحوث

جامعة الملك فهد للبترول والمعادن

20 أكتوبر 2001

المحتويات

مـقـدمـة

I - التحديات والمعوقات التي تواجه وحدة النظم الإدارية والجودة

1- المعوقات الخارجية

2- المعوقات الداخلية

II - الخطط الإدارية والتسويقية الاستراتيجية لوحدة النظم الإدارية والجودة

1 - تطوير رسالة وحدة النظم الإدارية

2 - تطوير الخطط الإدارية والتسويقية للوحدة

II- الخطط الإدارية والتسويقية الاستراتيجية لوحدة النظم الإدارية والجودة

بعد مناقشة المعوقات التي تواجهها وحدة النظم الإدارية والجودة، و بعد تحليلها، اتضح جلياً حاجة الوحدة إلى وجود قرارات وخطط إدارية وتسويقية استراتيجية، لتمكينها من الخروج من تأثير تلك المعوقات، والحد من أثارها، وذلك من خلال الخطوات التالية:

(Back to top)

1- تطوير رسالة وحدة النظم الإدارية والجودة:

وحدة النظم الإدارية والجودة هي أحد أقسام مركز الاقتصاد والنظم الإدارية، وهدف هذه الوحدة الأساسي هو:

1- دعم مسيرة التنمية الاقتصادية في المملكة من خلال تقديم الدراسات والاستشارات الاستراتيجية في مجالات الإدارة والتسويق ونظم المعلومات الإدارية للمنشآت الصناعية والتجارية، ورصد المشاكل والتحديات التي تواجهها تلك المنشآت، وإيجاد الحلول لها، وإعداد الدراسات التحليلية المستمرة للتطورات، والتحديات، والصعوبات التي يواجهها الاقتصاد السعودي، وتطوير قاعدة بيانات ملائمة لدعم أنشطة الوحدة.

(Back to top)

2- دعم الرسالة التعليمية لجامعة الملك فهد للبترول والمعادن، وذلك من خلال التعاون التكاملي المشترك بين كلية الإدارة الصناعية و وحدة النظم الإدارية والجودة ، لدعم مشاريع ودراسات الوحدة، والمساعدة على تخريج طلاب مدربين على التعامل مع المشاكل التي تواجه الاقتصاد السعودي. ويشمل هذا التعاون إجراء الدراسات التحليلية للقطاعات الصناعية والتجارية المختلفة في المملكة بالتعاون مع أعضاء هيئة التدريس وطلاب الدراسات العليا.

(Back to top)

2 - تطوير الخطط الإدارية والتسويقية للوحدة:

1- التركيز فقط على الدراسات الاستراتيجية في مجالات الإدارة والتسويق ونظم المعلومات الإدارية :

نظراً للتطورات والتغيرات المتلاحقة في الاقتصاد العالمي، وتأثير هذه التغيرات على اقتصاديات الدول- بصفة عامة- واقتصاد المملكة بشكل خاص ومباشر، وسعي المملكة للانضمام لمنظمة التجارة العالمية، فقد أدت هذه التطورات والتغيرات إلى وجود تحديات ومشاكل تواجه المنشآت الاقتصادية السعودية في مجال الإدارة والتسويق ونظم المعلومات، وتمشياً مع واجب الجامعة في دعم مسيرة التنمية الاقتصادية، فإن على وحدة النظم الإدارية والجودة التركيز على دعم هذه المنشآت من خلال تحليل هذه التحديات وإيجاد الحلول الإدارية والتسويقية لها.

(Back to top)

2- تجنب المنافسة مع المكاتب الاستشارية الصغيرة:

نظراً لوجود أعداد كبيرة من المكاتب الاستشارية الصغيرة التي تقدم دراساتها بأسعار تقل بكثير عن أسعار وحدة النظم الإدارية والجودة، وذلك بسبب انخفاض التكاليف التي تتحملها تلك المكاتب، مما يعطيها ميزه تنافسية تؤدي إلى خروج الوحدة من المنافسة، فإن على وحدة النظم الإدارية والجودة تجنب هذه المنافسة، والتركيز على الدراسات الاستراتيجية التي غالباً ما تكون المنافسة فيها محصورة على أعداد محدودة من المكاتب الاستشارية التي تقدم أسعار مقاربة لأسعار الوحدة. ويمكن تفسير انحصار المنافسة - في الدراسات الاستراتيجية- على مكاتب استشارية محدودة إلى وجود معايير وميزات تنافسية مختلفة عن باقي الدراسات الاستشارية. ويمكن تلخيص هذه المعايير والميزات التنافسية التي يركز عليها العميل عند تقييمه للدراسات الاستشارية الاستراتيجية على النحو التالي:

× التعامل مع مكاتب استشارية مشهود لها بالثقة.

× التركيز على كفاءة فريق العمل ومؤهلاته.

× تقديم العرض على أساس الوقت المناسب للمنشأة.

× تقييم العروض المقدمة على أساس أفضل قيمة عرض من حيث الجوانب الفنية، والمالية، وليس على أساس الجودة الفنية فقط، أو التكلفة المادية فقط.

(Back to top)

3- تحديد المشاكل الإدارية والتسويقية الاستراتيجية للمنشآت الصناعة:

تعتبر نظرة القطاع الصناعي والتجاري في المملكة لمشاريع ودراسات وحدة النظم الإدارية والجودة على أنها دراسات أكاديمية من أكبر العوائق التي تواجهها الوحدة، وعليه فإن على الوحدة القيام بالدراسات التطبيقية، وتطوير قاعدة بيانات بالمشاكل الإستراتيجية، وتحديد التحديات والمشاكل التي تواجهها القطاعات الصناعية المختلفة، وتحديد الشركات التي بحاجة لمشاريع ودراسات استراتيجية، مما سيساعد الوحدة على التغلب على هذا العائق، ويساعد الوحدة على إقناع القطاع الخاص بقدرتها على القيام بالمشاريع التطبيقية التي تعود على المنشأة بالفائدة. وتكون هذه الدراسات بالتعاون مع طلاب الدراسات العليا وأعضاء هيئة التدريس في كلية الإدارة الصناعية، وبالاشتراك مع أعضاء المركز. ويمكن تلخيص هذه الدراسات على النحو التالي:

× تشجيع طلاب الدراسات العليا في المستويات المتقدمة للقيام ببحوث تطبيقية من خلال مادة INDEP. READING / RESEARCH وذلك بالتعاون مع أعضاء المركز لدراسة وتحليل المشاكل الإستراتيجية لدى القطاعات الصناعية المختلفة، وتحديد التحديات التي تواجه تلك القطاعات في الوقت الحالي وفي المستقبل خصوصا بعد انضمام المملكة لمنظمة التجارة العالمية. على أن يقوم كل طالب ـ بحسب مجال عمله وخبراته (ثلاثة سنوات على الأقل) ـ بصياغة المشكلة في صورة مشروع بحثي على النحو التالي:

× دراسة قوانين ومبادئ منظمة التجارة العالمية بشكل مختصر.

× دراسة القوانين التجارية في المملكة، والتي يمكن أن تتعارض أو تتماشى مع اتفاقيات منظمة التجارة العالمية.

× تحليل القطاع الصناعي أو التجاري في المملكة في ما يتعلق بالنواحي التالية:

§ الناحية التاريخية.

§ الصعوبات التي واجهها القطاع نتيجة المنافسة المحلية، والخارجية.

§ دراسة الأحداث الهامة التي أثرت تاريخياُ على القطاع الصناعي من ناحية:

· القوانين المحلية والدولية.

· زيادة، أو انخفاض الطاقات الإنتاجية للمصانع.

· التغير في معايير المنافسة في السوق نتيجة وجود اتفاقيات احتكارية ، أو نتيجة دخول منافس جديد إلى السوق، أو خروج منافس من السوق،....الخ

· تغير في مدخلات الصناعة، أو تغير طبيعة صناعة المواد الخام، أو تغير احتياجات المستهلك،......الخ

§ تقييم وضع شركات القطاع في الوقت الحالي.

× دراسة وتحليل إستراتيجيات الشركات متعددة الجنسيات العاملة بنفس القطاع، وذلك من خلال دراسة تطورها التاريخي، والميزات التنافسية لها، وأسواقها المستهدفة، وخططها المستقبلية (هذه الدراسة مسؤولية أحد أعضاء مركز الاقتصاد والنظم الإدارية)

× إيجاد ترابط بين هذه المواضيع- بالتعاون مع عضو هيئة التدريس- لتحديد الصعوبات والتحديات التي تواجه شركات القطاع قيد الدراسة في الوقت الحالي، وفي المستقبل خصوصاً بعد انضمام المملكة لمنظمة التجارة العالمية.

(Back to top)

4- تسويق مشاريع المركز:

يقوم مركز الاقتصاد والنظم الإدارية بعملية ترويج مشاريع المركز من خلال الخطابات، والمراسلات البريدية، ولكن الآن ـ ومع اشتداد حدة المنافسة، وظهور المعوقات السابق ذكرها ـ فإن على وحدة النظم الإدارية والجودة مواكبة هذه التغيرات، وتطوير أسلوبها في عملية تسويق المشاريع، وذلك من خلال الخطة التسويقية المقترحة التالية: ملخص خطة تسويق مشاريع وحدة النظم الإدارية

(Back to top)

5- تجنب المعوقات الداخلية:

تعد المعوقات الداخلية التي تواجه وحدة النظم الإدارية والجودة، وتحد من مقدرتها على القيام بواجبها، والمنافسة مع المكاتب الاستشارية، من الأمور الأكثر سلبية على عمل الوحدة. ويمكن تجنب هذه المعوقات من خلال الخطوات التالية:

أ- إبرام اتفاقية تعاون مشترك بين الوحدة وأعضاء هيئة تدريس متخصصين في الدراسات الاستراتيجية:

يعد إبرام اتفاقية تعاون مشترك بين الوحدة وأعضاء هيئة تدريس متخصصين في الدراسات الاستراتيجية من الضروريات الملحة لنجاح وحدة النظم الإدارية، واستمرار عملها، وذلك للأسباب التالية:

× عدم توفر موظفين أو أعضاء هيئة تدريس في مركز الاقتصاد والنظم الإدارية متخصصين في مجال الإدارة الاستراتيجية، أو متخصصين في مجال التسويق.

× غياب الحوافز المادية أو المعنوية لمن يقوم بإعداد المذكرة الفنية أو العرض المفصل في حالة عدم نجاح عملية تسويق المشروع.

× عدم تقديم الوحدة أية ضمانات لحقوق أعضاء هيئة التدريس المشاركين في عملية التسويق، مما يعني إمكانية عدم حصولهم على أي تعويض مادي أو معنوي في حالة النجاح في تسويق المشروع.

× خسارة وحدة النظم الإدارية والجودة خلال الأشهر الماضية لعدة مشاريع نتيجة اعتذار أعضاء هيئة التدريس في كلية الإدارة الصناعية عن القيام بكتابة المذكرات الفنية، أو الاعتذار عن كتابة العروض المفصلة.

(Back to top)

وعلية فإنـي أرفع توصية بهذا الخصوص لإبرام اتفاقيات تعاون مشترك على النحو التالي:

× إبرام اتفاقية تعاون مشترك مع عضو هيئة تدريس متخصص في مجال الإدارة الاستراتيجية.

× إبرام اتفاقية تعاون مشترك مع عضو هيئة تدريس متخصص في مجال التسويق.

× التزام وحدة النظم الإدارية والجودة بتقديم الحافز المادي والمعنوي لأعضاء هيئة التدريس المشاركة في عملية تسويق المشاريع، وذلك بناءً على اتفاق مبرم بينهما، وعلى الوحدة الالتزام بتقديم الضمانات الكافية لحقوقهم المادية والمعنوية.

× يلتزم عضو هيئة التدريس بالإشراف على الدراسة التحليلية المقترحة في الخطة التسويقية، مما سيساعده على كتابة مذكرات فنية، وعروض مفصله من خلال إدراك كامل للمشكلة، وسيعزز مقدرته لتقديم حلول تناسب بيئتنا الاقتصادية، وعرضها بصورة تطبيقية عملية بعيداً عن النظريات والدراسات الأكاديمية.

× يلتزم عضو هيئة التدريس بكتابة المذكرات الفنية، أو العرض المفصلة حسب معايير معهد البحوث، وفي مدة زمنية محددة، وذلك كشرط أساسي لحصوله على حقوقه المادية كاملة.

(Back to top)

ب- مساعدة أعضاء المركز في عملية التسويق:

تعد مساعدة أعضاء المركز في عملية التسويق، وتشجيعهم على إجراء المقابلات الشخصية مع العملاء، وتزويدهم بكافة المعلومات التي يحتاجون إليها في هذه المقابلات، من أهم الوسائل والطرق التي تساعدهم على إقناع المنشآت الصناعية بأن الدراسات والمشاريع المقدمة بواسطة وحدة النظم الإدارية والجودة هي دراسات تطبيقية عملية، وليست دراسات نظرية أكاديمية. ولذا، فإن على الوحدة تشجيع العاملين في المركز للقيام بالأبحاث التطبيقية، والمشاركة في عملية التسويق، وذلك من خلال التالي:

× تحمل المركز تكاليف الزيارات الميدانية للمنشآت الاقتصادية، وعدم مطالبة العاملين بالمركز بتحمل هذه التكاليف.

× توجيه العاملين في المركز للاشتراك كأعضاء في البحوث التطبيقية المقترحة في الخطة التسويقية، وحيث يكون كل عضو مسؤول عن التالي:

× دراسة وتحليل إستراتيجيات الشركات متعددة الجنسيات العاملة بنفس القطاع، وذلك من خلال دراسة تطورها التاريخي، والميزات التنافسية لها، وأسواقها المستهدفة،وخططها المستقبلية.

× تقديم الحوافز المالية والمعنوية نظير مجهودهم في عملية التسويق.

(Back to top)

ج - تخصيص ميزانية لتنفيذ خطة التسويق المقترحة:

يتطلب القيام بدراسة تحليلية تستمر لمدة فصل دراسي كامل، والقيام بعدة زيارات للمنشآت الصناعية، تحمل تكاليف مادية. ولذا، فإن على الوحدة تخصيص ميزانية لتغطية هذه التكاليف، ومكافأة الطلاب المشاركين في عملية التسويق بغض النظر عن النجاح في تسويق المشروع، أو تعويضهم بمكافأة مجزية فقط في حالة النجاح في تسويق المشروع.

(Back to top)

د- إعادة تقييم التكاليف الغير المباشرة التي تتحملها الوحدة:

تعد تكاليف المشاريع من الميزات التنافسية الأساسية في مجال الاستشارات الإدارية، ونظراً لتحميل مشاريع الوحدة بتـكاليف غير مـباشرة تصل إلى 37.5 % وهي تكاليف تتحملها مشاريع الوحدة ـ دون الاستفادة من خدمات المراكز التي تقدم هذه الخدمات ـ مما يجعلها خارج المنافسة، ويحرم فريق العمل المشارك في عملية التسويق الحصول على أي تعويض مادي أو معنوي نتيجة الفشل في عملية التسويق، مما يصيب فريق العمل بالإحباط، وعدم رغبته في الدخول بتجربة أخرى فاشلة نتيجة ارتفاع التكاليف غير المباشرة. وعلية فإنـي أناشد إدارة المعهد بإعادة النظر بتقييم التكاليف الغير مباشرة، وتقييم تكاليف الدراسات على أساس الأسعار التنافسية في سوق الاستشارات الإدارية.