الواحة الثقافية

 المقال في عرض تقديمي - صيغة بور بوينت

التلخيص في عرض تقديمي - صيغة بور بوينت

التقرير في عرض تقديمي - صيغة بور بوينت

الرسالة الإدارية في عرض تقديمي - صيغة بور بوينت

أولا : المقال :

( تعريفه , أهميته ، ومكوناته ، وأنواعه ، ونماذج عليه )

أولا : تعريفه:

المقال :مصدر ميمي من القول ,ومعنى المصدر الميمي أنه مصدر عادي لكنه مبدوء بميم زائدة,فيكون قولنا :قال الرجل مقالا محمودا أو مقالة محمودة بمعنى قولنا:قال الرجل قولا حميدا . وقد وردت بهذا المعنى في شعر العرب, كقول الحطيئة:

تحنَّنْ عليَّ هداك المليكُ فإنَّ لكلِّ مقامٍ مقالا

وقال النابغة الجعدي:

مقالةُ السوءِ إلى أهلِها أسرع من منحدرٍ سائلِ

ومما تعرف به المقالة اصطلاحا:أنها نوع من الأنواع الأدبية النثرية يدور حول فكرة واحدة أوجزء من تلك الفكرة,أو تعبر عن وجهة نظر ما ,بهدف الإقناع أو التوضيح أو الإثارة أو غير ذلك للقراء,ويمتاز طولها بالاعتدال ,ولغتها بالسلاسة والوضوح,وأسلوبها بالجاذبية والتشويق.

ثانيا: أهميته

المقال : له جذور ضاربة في تاريخنا الأدبي ، والعودة إلى كتب الأدب العربي تبدي لنا عن نماذج مقالية في : الكتابة ، والسياسة ، والاجتماع ، والفنون ، والعلوم ، فرسالة عبد الحميد الكاتب إلى الكتاب مثل على المقالة الأدبية ، ومقالات ابن المقفع في الصداقة والصديق مثال للمقالة الاجتماعية ، ومقالاته في الحكم مثال على المقالات السياسية ، والأمثلة على ذلك كثيرة ومتعددة.وترجع أهميته إلى أنه:

1 ـ وسيلة من وسائل نشر الثقافة .

2ـ معالجة المشكلات السياسية والاجتماعية والفكرية .

3 ـ التنبيه والإثارة لقضايا الفكر والاجتماع .

4 ـ تعبير عن حرية الرأي .

5 ـ من ألوان الإبداع الأدبي .

ما يراعيه كاتب المقال :

1 ـ التمكّن من اللغة .

2 ـ العودة إلى المصادر للتأكد من صحة معلوماته .

3 ـ الجودة في عرض الفكرة ، من خلال التعليل والتحليل .

4 ـ تعضيد المقال بالشواهد والأدلة الثبوتية .

5 ـ حسن اختيار العنوان .

 

ثالثا: أنواع المقال :

يقسم العديد من الكتّاب المقال إلى أنواع ، وقد يختلفون في هذه الأنواع ، لكن الكثير يتفق على تقسيمه إلى : الذاتي والموضوعي .

أولاً : المقال الذاتي : ويندرج ضمنه : الشخصي والوصفي والتأملي وفيه يخاطب العقل والعاطفة والقلب ، فهو تعبير عن المشاعر والوجدان ، يُصاغ بأسلوب يخضع للجمال الفني ، والتصوير البلاغي ، ويقوم على الإيقاع المبني على مواءمة الحروف ، والتقسيم والازدواج ، والتضاد ، وتشيع فيه المعاني الخلابة ، والألفاظ الموحية . ولعل مقال الجاحظ في وصف الكتاب يعد من أبلغ المقالات في الأسلوب الأدبي ، والتعبير عن الرؤية الذاتية ، .

وتتضح صفات المقال الذاتي في الآتي :

1 ـ وضوح الذاتية ، بحيث تبدو شخصية الكاتب واضحة ، وكأننا نرى صورته من خلالها .

2 ـ يخاطب القلب والعاطفة والوجدان .

3 : يخضع أسلوبه للجمال الفني ، ومستلزمات الكتابة الأدبيةالمتميزة بكل عناصرها الجمالية .

ثانيًا ـ الموضوعي :

وهذا المقال يخاطب الفكر والعقل ، بأسلوب منهجي يعتمد المنطق والأدلة ، والمناقشة والتحليل ، إذا كان المقال الذاتي يعبّر عن شخصية الكاتب ، وأفكاره ، وعواطفه ، ونوازعه ، وتظهر لنا صورته واضحة جلية ، فإنَّ شخصية الكاتب وصورته في المقال الموضوعي لا تكاد تيبن ، أو تظهر إلاّ لماما ، إنّها تبدو كنقطة بعيدة ، لا تكاد تبدو ملامحها ، وذلك راجع إلى أنَّ الكاتب الموضوعي يتوخّى في مقاله :

1 ـ الالتزام بالموضوعية والحياد

2 ـ الأرضية التي يسير عليها الكاتب هي أرضية الأدلة والشواهد المقنعة ، والإثباتات الأكيدة .

3 ـ الحرص على جمع المادة من مصادرها ، وعدم الاعتماد على الظن والتخمين والشائعات ، فالحقائق هي التي تتكلّم في المقال الموضوعي .

وأشكاله ( النقدي والفكري والاجتماعي والعلمي وغيرها)

رابعا:أجزاء المقال ومكوناته:

يتكون المقال كما هو شأن الفنون الأدبية الموجزة كالخطبة والرسالة ، من : مقدمة وعرض وخاتمة .

أ ـ المقدمة:

وهي فاتحة المقال وبوّابته وجبهته وغرَّته ، فالعبور الموفّق يتمُّ من خلالها ، لذلك فإنَّ على كاتب المقال أن يُراعي في كتابة مقدمته ما يلي :

1-أن تكون مُهيِّئة وممهّدة

2 ـ أن تفتح باب الدهشة

3 ـ أن تكون موجزة وواضحة

ب ـ العرض :

إذا أحسنّا الدخول إلى قلب وعقل القاريء من خلال المقدمة ، نكون قد نجحنا في تخطّي عتبة المقال ، ودخلنا إلى فنائه وباحته ، فيظهر مضمون المقال ، ويبدو لنا شيئًا فشيئًا,ولابد في العرض من أن يكون:

- مشوقا.

- غير متشعب.

- سهل الأفكار واضحا.

- مستخدما للأدلة الإقناعية بإتقان.

ج- الخاتمة:

وهي آخر ما ينطبع في ذهن القاريء ، فيجب أن تكون خلاصة مركزة لفكرة المقالة

خامسا :نماذج للمقالة

1- مقال في البلاغة والإيجاز للجاحظ :

قال عمرو بن بحر الجاحظ : درجت الأرض من العرب والعجم على إيثار الإيجاز ، وحمد الاختصار ، وذمّ الإكثار والتطويل والتكرار ، وكل ما فضل عن المقدار .

وكان رسول الله صلى الله عليه وسلم طويلَ الصمت ، دائمَ السَّكت ، يتكلّم بجوامع الكلم ، لا فضل ولا تقصير ، وكان يُبغضُ الثَّرثارين والمتشدِّقين .

وكان يُقال : أفصح الناس أسهلُهم لفظًا ، وأحسنهم بديهة .

والبلاغة إصابة المعنى ، والقصدُ إلى الحجَّة مع الإيجاز ، ومعرفة الفصل من الوصل .

وقيل : العاقل من خزن لسانه ، ووزن كلامه ، وخاف الندامة . وحُسنُ البيان محمود ، وحسُن الصمت حُكْم . وربَّما كان الإيجازُ محمودًا ، والإكثار مذمومًا . وربَّما رأيتَ الإكثار أحمدَ من الإيجاز ، ولكلٍّ مذهبٌ ووجهٌ عند العاقل . ولكلِِّ مقام مقال . ولكلِّ كلام جواب . معَ أنَّ الإيجازَ أسهلُ مرامًا ، وأيسرُ مطلبًا من الإطناب ، ومن قدرَ على الكثير كان على القليل أقدر . والتقليلُ للتخفيف ، والتطويل للتّعريف ، والتكرارُ للتَّوكيد ، والإكثارُ للتَّشديد .

 

ثانيا :التلخيص:

التلخيص عمل كتابي وظيفي مهم يحتاج إليه في شتى مناحي الحياة الوظيفية والتعليمية,وهو قائم على التخلص من الزوائد في النص,والاستغناء بما يفيد,وله طرائق باتباعها يكون تلخيصك جيدا.

أهداف الوحدة

1.      كتابة تلخيص ناجح وفق أسس كتابته المعتبرة.

2.      اكتشاف الأخطاء التي تعترض تلخيصا مكتوبا .

3- تستطيع أن تجعل من نفسك عنصرا فاعلا,لأنك ستسهم بمعرفتك للتلخيص في:

        رسم صورة صادقة موجزة عن النص المراد تلخيصه.

        التمييز بين نص أصلي وتلخيصه .

        تنمية قدرتك الذهنية على استكشاف المهم من بين أفكار النص وجمله.

        كسب رضا المسؤلين ,والحصول على ثقتهم فيك ,حينما تقوم بعمل رائع له أثره في اختصار الوقت,واستبقاء الجهد ,وإبراز المواضع المهمة من نص ما.

 

مـفــردات الــوحـدة

سيشتمل هذا الدرس على الـمفردات التالية:

        تعريف التلخيص,وتبيين الفرق بينه وبين الخلاصة,وبينه وبين الاقتباس.

        أهمية التلخيص.

        كيفية التلخيص.

        مبادئ أساسية لابد من مراعاتها في عملية التلخيص.

        أخطاء يحذر منها في التلخيص.

        نموذج للتلخيص.

تعريف التلخيص:

التلخيص في اللغة التبيين والاختصار بإظهار المفيد.وهوفي الاصطلاح: التعبير عن الأفكار الأساسية للموضوع في كلمات قليلة دون إخلال بالمضمون أو إبهام في المعنى,وذلك بأسلوب الكاتب الخاص.وليس له نسبة معينة ,بل يكون ذلك بحسب حاجة الملخص,غير أن معيار الجودة هو التخلص مما لا فائدة منه ,والإبقاء على المهم سواء كان ذلك المهم فكرة أساسية أو فرعية,والتلخيص قائم على الإيجاز مع وضوح الفكرة.

والخلاصة :هي استخراج جوهر الفكرة بأقل عدد من الكلمات,فهي أكثر تركيزا من التلخيص,فالتلخيص قد يطول بحسب طول الملخَّص,أما الخلاصة فلا تتجاوز عادة فقرة واحدة ,أو فقرتين إذا كان النص الملخص طويلا, وتقوم على اهتصار النص وجمعه تحت نص صغير في غاية الإيجاز,يدل على عناوين النص الأصلي.

والاقتباس: هو أخذ جمل وعبارات من النص الأصلي كما هي من دون تغيير, والتلخيص قائم على التعبير من خلال النص بأسلوب الملخِّص

أهمية التلخيص:

1 ـ وسيلة عظيمة من وسائل توفير الوقت والجهد في الاطلاع على البحوث والتقارير المطولة.

2- تدريب عملي على الكتابة , فهو قائم على تعبير الملخِّص عن النص المطلوب تلخيصه.

3-تنمية لقدرة الفرد الذهنية على التقاط العناصر الأساسية,والتخلص من الزوائد.

4- تنمية لقدرة العقل على التركيز والاستيعاب,ودقة الملاحظة,والنظام.

5- ضرورة من ضرورات الحياة العلمية والعملية,ونافع جدا في جمع أطراف المعلومات المتباعدة.

6- يمنح ثقة المسؤلين في كاتب التلخيص , ويكسبه رضا مديريه عنه,لكونه متقنا لهذه الملكة العقلية الكتابية.

كيفية التلخيص:

إن للتلخيص الجيد ركيزتين أساسيتين:الأولى: القدرة العقلية,والثانية:القدرة الكتابية فإذا تخلفت إحدى هاتين الركيزتين,أو وقع فيها خلل كان التلخيص ناقصا مشوها ,ولذلك فلابد للملخص من اتباع الأمور التالية ليكون تلخيصه مكتملا جيدا

أولا: يجب عليه أولا أن يقرأ النص المراد تلخيصه قراءة متمكنة,ولا يجعل أول همه تلخيص هذا النص,بمعنى آخر أن يتجنب التلخيص للتلخيص,بل يجعل أول همه قراءة النص وفهمه واستيعاب مضمونه,فإنه بهذه القراءة العميقة يكتشف أفكار النص الأساسية والفرعية,ويستطيع حينها أن يحدد ما هو مهم لابد من ذكره,وما ليس كذلك فيستغني عنه ويطرحه,ولا مانع من أن يعيد قراءة النص أكثر من مرة,حتى تصبح صورة النص كاملة في ذهنه .

ثانيا: بعد هذه القراءة العميقة تستطيع أن تضع خطوطا تحت الأفكار المهمة في النص , أو أن تنقلها جانبا مرتبة حسب ترتيبها في النص الأصلي , وقلنا المهمة ولم نقل الرئيسة ؛ لأن بعض الأفكار الفرعية لا تقل أهمية عن الأفكار الرئيسة. فإذا فرغت

من تحديد الأفكار المهمة فعد إليها ثم عبر عنها بأسلوبك على شكل فقرات,مراعيا أن يكون لذلك العمل الذي قمت به (التلخيص) مقدمة تمهد بها ,وعادة ما تكون في فقرة واحدة, وعرض تجعل فيه أفكار النص ومادته الكبرى,وقد يكون في فقرة أو في فقرتين(بحسب حجم النص),وخاتمة تضمنها نتائج المقال وفائدته,وكل ذلك يكون متوافقا مع خطة النص الأصلي.

مبادئ أساسية لابد من مراعاتها في عملية التلخيص:

لابد من مراعاة بعض المبادئ في عملية التلخيص,ومنها:

1- البعد عن التعديل والتحريف في المادة الملخصة ،بما يشوه الأصل ,أو يغير المعنى,أو يحمله ما لا يحتمل من استنتاجات وتأويلات .

2-القدرة على التمييز بين ما هو أساسي وما هو فرعي , أو ماهو مهم وما ليس بكذلك,وهذه المقدرة تأتي بعد إعادة قراءة النص حتى تستوعبه استيعابا كاملا يمكنك حينها أن تكتشف أفكاره.

3- يجب التخلص من الاستطرادات والهوامش والأمثلة المتعددة ,ويقتصر في التمثيل على مثال واحد ,وذلك إذا كانت الحاجة ملحة على ذكر المثال,فإذا أمكن فهم النص من دون مثال فإنه يستغنى عنه.

4- الإيجاز والاختصار هو ما يميز التلخيص, ومما يعين على ذلك استخدام الضمائر, والتخلص من المترادفات,ومحاولة تقليص الألفاظ

 

أخطاء يحذر منها في التلخيص:

يجب الحذر من بعض الأخطاء التي يسبب الوقوع فيها خللا في التلخيص,ومنها:

1- أن يكون التلخيص للتلخيص, ومعنى ذلك عدم اتباع أهم خطوات التلخيص,وهي قراءة النص قراءة عميقة مستوعبة.

2- نقل بعض الجمل الموجودة في النص الأصلي كما هي ,أو أن يقع خلط بين أسلوب النص الأصلي وعباراته ,وعبارات صاحب التلخيص,فإن ذلك يجعل النص مضطربا,بل الواجب أن يكون التلخيص بأسلوب الملخص في ضوء أفكار النص.

3- أن يقود فهم الملخِّص السيئ إلى تغيير أفكار النص أو تشويهه.

4- أن يستطرد صاحب التلخيص في التعبير عن أفكار النص الملخَّص,فيصبح التلخيص إعادة بطريقة أخرى للنص الأصلي,فالتلخيص قائم على التخلص من الزوائد التي لا فائدة منها.

نموذج للتلخيص:

سنأخذ مثالا على التلخيص تلخيص فقرة تحت عنوان(الفكر واللغة) :

" إذا تأملنا الفكر واللغة وجدنا أن كل واحد منهما يؤثر في الآخر ويتأثر به , فاللغة في نشأتها تخضع

إلى مدى بعيد للنشاط الذهني والميول والاتجاهات النفسية,وما لغة الأطفال إلا حركات وإشارات,تبعث عليها غرائز واستعدادات ,فيدفع الطفل يده إلى الأمام مشيرا إلى التقدم,أو الخلف مشيرا إلى التراجع,وكل تلك الحركات تعبر عن انفعالاته وأخيلته,ولا تلبث هذه الحركات أن تتحول إلى إشارات,والإشارات إلى أصوات,والأصوات إلى ألفاظ ,وهكذا نشأت اللغة في تدرجها الطبيعي,وتقوم على أساس سيكولوجي.."

لتلخيص هذه الفقرة نبحث أولا عن الجمل الرئيسةالتي تعتبر محورا أساسيا,وهذه الجملة الأساسية هي : الفكر واللغة يؤثر كل واحد منهما في الآخر,ثم نلتقط من معنى الجمل ما يوضح هذه الفكرة,وعليه نلخصها فنقول:التأثير متبادل بين اللغة والفكر,فبتتبع حركة الأطفال يتضح لنا أن الحركة تصبح إشارة ثم صوتا ثم لفظة فجملة,وهكذا تنشأ اللغة.

ثالثا:التقرير:

التقريرضرب من ضروب الكتابة الوظيفية يتضمن قدرا من الحقائق حول موضوع ما.

عندما يُحتاج إلى وصف سير عمل ما, أو مشروع ما ,فإن ذلك الوصف يكون عن طريق إعداد تقرير يتضمن وصفا دقيقا لسير العمل, سواء أكان العمل في طور الإنشاء, أو كان عملا مكتملا , فيسجل فيه كل ما يهم القارئ حول ذلك العمل ,ويصف كل ما يمكن أن يؤثر في طبيعة ذلك العمل, متضمنا توصيات -إن أمكن- تساعد المسؤولين في اتخاذ قرار مناسب, بناء على ما كشف لهم ذلك التقرير,وفي هذه الوحدة شرح لكل ذلك.

بعد إتمامك لدراسة هذه الوحدة، ستصبح بإذن الله قادراً على :

1.       كتابة تقرير ناجح وفق أسس كتابته المعتبرة.

2.       اكتشاف الأخطاء التي تعترض التقارير المكتوبة.

3 - تستطيع أن تجعل من نفسك عنصرا فاعلا,لأنك ستسهم بمعرفتك للتقرير في:

         رسم صورة صادقة عن العمل الذي تعد التقرير عنه.

         الإسهام في تفادي الأخطاء التي قد تسبب في حدوث كوارث أو خللا فادحا ..

         المشاركة من خلال تقريرك في إيجاد الحلول لتلك المشاكل.

         كسب رضا المسؤلين ,والحصول على ثقتهم فيك ,حينما تقوم بعمل رائع له أثر عظيم في نجاح المشروع الذي تعمل فيه.

سيشتمل هذا الدرس على الـمفردات التالية:

         تعريف التقرير.

         أهمية التقرير.

         ميادين التقرير.

         خطوات كتابة التقرير,وأجزائه.

         أخطاء يحذر منها في التقرير.

         نموذج للتقرير.

تعريف التقرير

التقرير في اللغة:التبيين ,جاء في (اللسان):أقررت الكلام بمعنى :بينته حتى عُرِف.

وهوفي الاصطلاح: عرض كتابي للحقائق والبيانات الخاصة بموضوع ما أو مشكلة معينة,وقد يمتد إلى التحليل العلمي,واستخلاص النتائج,ويليهما التوصل إلى توصيات ومقترحات تتعلق بهذا الموضوع.

أهميته التقرير.

للتقرير أهمية كبيرة في الميدان الوظيفي , والميدان الاجتماعي على مستوى الفرد والمجتمع فهو :

1 ـ وسيلة من وسائل نقل المعلومات من مستوى إداري إلى مستوى إداري آخر.

2ـ وثيقة إدارية للاتصال الكتابي.

3 ـ يمكن الإدارة من التعرف على وجهات نظر العاملين .

4 ـ يساعد في التنسيق والتعاون والترابط بين الوحدات العاملة .

5 ـ يمكِّن من إجراء التغييرات المناسبة في الوقت المناسب .

6- يعين في رسم صورة عن سير العمل,ومدى نجاحه أو فشله.

7- يمكن الإدارة من التنبؤ باالاحتياجات المستقبلية.

ميادين التقرير:

التقرير يتسع ليشمل كل نواحي الحياة,فهو:

 

 

إما أن يتحدث عن موضوع ,ويكون هذا الموضوع علميا أو إداريا أو تاريخيا أو اجتماعيا أو صناعيا ...إلخ,أو يتناول حالة معينة ,وهي إما أن تكون حالة مرضية أو قانونية أو ظاهرة علمية فلسفية , أو مشروعا صناعيا...إلخ,أو شخصا معينا قد يكون موظفا أو عالما أو زعيما أوقائدا ...إلخ,فالتقرير يغطي أوجه الحياة المختلفة.

خطوات كتابة التقرير ,وأجزاؤه:

هناك عدد من الخطوات التي تجب مراعاتها قبل الشروع في كتابة تقرير ما,واتباعها بدقة يعني تقريرا جيدا,وهي:

1-     الخطوة الأولى:يجب على كاتب التقرير أن يعرف الهدف من كتابة التقرير,ويتم ذلك عن طريق تأمل الخطاب الذي وجه إليه متضمنا الطلب منه كتابة تقريرعن أمر ما؛لأن التقرير عادة ما يتم بناءً على طلب من جهة عليا. ويتم بناء على ما سبق تحديد العناصر الأساسية التي يتناولها التقرير,ومن ثم العناصر الفرعية التي تكوِّن تلك العناصر الأساسية.

2-     الخطوة الثانية:جمع المعلومات المراد إثباتها في التقرير من مصادرها المختلفة,بحيث تكون شاملة لجميع الأجزاء المراد كتابة التقرير عنها.

3-     الخطوة الثالثة:الشروع في كتابة التقرير,ويشمل ذلك:

أ‌-       مقدمة التقرير:وهي أول أجزاء التقرير ,وتعطي فكرة عن المشكلة وخطورتها,والتقارير السابقة لهذا التقرير ,وفيها يبين الكاتب سبب كتابته للتقرير,ومدى علاقته بالتقارير السابقة إن وجدت- وطريقته في كتابة تقريره ,وجمع البيانات وتقسيمه لتقريره,مع الإشارة إلى الجهة التي طلبت منه إعداد تقريره,وما صادفه من مشكلات.والغرض منها تهيئة وتمهيد لتقريره.

ب‌-     العرض:وهو الجزء الثاني من أجزاء التقرير, وأكبر أجزائه,حيث يعرض الكاتب البيانات التي وصل إليها,مرتبة منظمة ,ومقسمة إلى أجزاء تجعل من السهل فهمها واستيعابها,ولا مانع من الاستعانة بالجداول والخرائط والرسوم البيانية إن لزم الأمر.

ت‌-     الخاتمة:وهي آخر الأجزاء الثلاثة ,وتتضمن ملخصا للمعلومات,وإبرازا للنتائج والتوصيات التي توصل إليها كاتب التقرير.

ث‌-     وضع فهارس دقيقة تعين على تنظيم تقريره,وتساعد في تيسير الرجوع إلى المعلومة في موضعها بسهولة وسرعة, ملحقا بها كشاف للخرائط والصور البيانية إن وجدت .

أخطاء يحذر منها في كتابة التقرير:

يجب الحذر من بعض الأخطاء التي يسبب الوقوع فيها خللا في التقرير,ومنها:

1-     حجب بعض المعلومات التي تعطي صورة غير واضحة أو ناقصة عن التقرير,وتذكر أن كتابة التقرير أمانة عظيمة,فكم من تقرير جيد كان له الفضل بعد الله في تفادي كارثة وفي المحافظة على أرواح البشر,وكم من تقرير ناقص خاطئ كان له إسهام مباشر في وقوع كوارث راح ضحيتها عدد كثير من الأبرياء .

2-     أن يذكر معد التقرير استنتاجات دون أن يثبت في تقريره ما يؤيدها أو يؤكدها,أو دون أن يقدم معلومات سابقة تكون هذه الاستنتاجات مبنية عليها.

3-     أن يتدخل كاتب التقرير تدخلا مباشرا من خلال الخلط بين أهوائه الشخصية,والمعلومات الواردة في تقريره,مما يحدث إشكالا في التقرير بناء على هذا الخلط,فكاتب التقرير يجب أن يلتزم بالموضوعية والحيادية في تقريره,فالتقرير عرض للحقائق لا لآراء الشخص .

4-     أن يجهل كاتب التقرير أن التقرير عمل إداري,وليس عملا أدبيا,وكتابته وظيفية وليست إبداعية,فهي أكثر تحديدا واختصارا,ولا تعتمد أساليب التجميل اللغوي التي تميز الكتابة الأدبية.

نموذج للتقرير:

لو طلب منا أن نكتب تقريرا عن قسم الدراسات الإسلامية والعربية بجامعة الملك فهد للبترول والمعادن,فإنا سنسير على هذا النحو:

1- سنجمع كل المعلومات عن هذا القسم من مصادرها.

2- سنقسم هذه البيانات والمعلومات إلى أفكار رئيسة ,وفي كل فكرة رئيسة عدد من الأفكار الفرعية.

3- نقدم بمقدمة ونختم بخاتمة مناسبتين كما ذكر آنفا .

وسيتناول هذا التقرير_ مثلا _ ما يلي:

1- تعريفا بقسم الدراسات الإسلامية والعربية يشمل :

أ- موقعه في منظومة جامعة الملك فهد التعليمية.

ب- أهميته.

ج- مكانه.

2- المواد التي يقدمها هذا القسم.

3- المنتسبين لهذا القسم , ويقسمون إلى:

أ- أعضاء هيئة التدريس,ويفصل القول في رتبهم الأكاديمية (أساتذة أساتذة مشاركون أساتذة مساعدون محاضرون معيدون) ويذكر كل ذلك بالتفصيل في العدد والأسماء ,وإن شئت جامعاتهم التي تخرجوا فيها.

ب- الإداريون: ويفصل القول فيهم كذلك( رئيس القسم السكرتاريون الموظفون الإداريون-المراسلون...)

4- النشاطات غير المنهجية ,ويمكن أن تتضمن عددا من التقسيمات ,مثل:

أ- نشاط القسم داخل الجامعة.

ب- مشاركة القسم خارج الجامعة,ودوره في خدمة المجتمع.

ويراعى في كل ذلك التقسيم الحسن لفروع الجزئية,والاستيفاء الشامل لكل البيانات التي تؤلف المعلومة الكاملة عن هذا القسم , وقد يتناول بطريقة أخرى غير السابقة,إلا أن الفصل في ذلك الاستيفاء والشمول والدقة.

 

رابعا:الرسالة الإدارية:

الرسالة نوع من أنواع الكتابة الوظيفية يتم فيها الاتصال بين طرفين كتابيا.

الرسائل فن كتابي عربي قديم ,وهي وسيلة من وسائل الاتصال,وعندما تتبادل الإدارات الحكومية الطلبات والمعلومات,أو ترسل منشأة تجارية إلى العملاء,أو يرسل عميل أو موظف إلى دائرة يطلب شيئا ما,أو يتعامل المرؤسون مع رؤسائهم,أو العكس,في ديوان حكومي,فإن الرسائل هي الطريق لكل ذلك,وفي هذه الوحدة سنتعرف على تفصيل ذلك.

بعد إتمامك لدراسة هذه الوحدة، ستصبح بإذن الله قادراً على :

  1. كتابة رسالة سليمة وفق أسس كتابتها المعتبرة.
  2. اكتشاف الأخطاء التي تعترض الرسائل المكتوبة.

3- تستطيع أن تجعل من نفسك عنصرا فاعلا,لأنك ستسهم بمعرفتك للرسالة في:

    • الوصول إلى حاجتك من خلال حسن عرضك لها.
    • أن تحوز على إعجاب زملائك بإتقانك هذا النوع من الكتابة الوظيفية.

الرسالة الإدارية

سيشتمل هذا الدرس على الـمفردات التالية:

         تعريف الرسالة الإدارية.

         أهمية الرسالة الإدارية.

         أنواع الرسالة الإدارية.

         أمور تجب مراعاتها في الرسالة الإدارية.

         نموذج للرسالة الإدارية والرسالة التجارية.

تعريف الرسالة الإدارية

الرسالة الإدارية : هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية,وتقوم على أساس الاتصال الكتابي بين جهتين

وهي كل مخاطبة مكتوبة تتم بين جهتين رسميتين ,أو بين جهة رسمية وشخص أو العكس,أو بين شخصين لغرض وظيفي.

أهميته الرسالة الإدارية.

للرسالة أهمية كبيرة في الحياة الاجتماعية والوظيفية,فهي وسيلة مهمة من وسائل الاتصال,وهي

1 ـ وسيلة التخاطب الكبرى بين الدوائر الحكومية وغير الحكومية ,وعلى مستوى الفرد والمؤسسة..

2ـ أنها تختصر الجهد والمسافة بين مواقع جهات المراسلة .

3 ـ وثيقة قانونية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.

4 ـ اعتمادها وسيلة من وسائل الإعلان وبخاصة في الرسائل التجارية.

أنواع الرسالة الإدارية:

للرسالة الإدارية نوعان:

1- الرسالة التجارية:وتستخدم في الأغراض التجارية(تسويق بضاعة أو عرض خدمةأو طلب شراء أو...),وأهم ما يميزها هو الناحية الدعائية للمؤسسة أو الشركة,وتحتوي في أعلاها على ما يسمى بالترويسة,وفيها تسجل معلومات الشركة أو المؤسسة كاملة,من(اسم الشركة أو المؤسسة ومكانها ونوع التجارة ورقم السجل التجاري وصندوق البريد ورقم الهاتف ,والبريد الإلكتروني , والشعار الخاص).

2- والرسالة الرسمية:وهي التي تتعلق بالجوانب الوظيفية,ويدخل فيها: ما يسمى بالمعروض,والاستدعاءات,والتعاميم,والقرارات الإدارية الموجهة,والبلاغات و...

أجزاء الرسالة الإدارية,وكيفية كتابتها:

للرسالة الإدارية أجزاء تتألف منها,وذلك على هذا النحو:

1- الترويسة،وقد سبق ذكرها،وتمت الإشارة إلى أنها خاصة بالرسائل التجارية,وتجدر الإشارة إلى أنها عادة ما تكون مطبوعة جاهزة,وقد تكون في الرسائل الحكومية ؛لإثبات رسميتها.

2- التاريخ,وقد يكتب في المعروض آخر الرسالة مع الاسم.

3- مخاطبة المرسل إليه مع ذكر مرتبته الوظيفية( رئيس- مدير- أمين أمير...) وما يناسبه من ألفاظ التبجيل(السيد سعادة - معالي- فضيلة).

4- التحية الافتتاحية(السلام عليكم ورحمة الله وبركاته).

5- جسم الرسالة:وهو موضوع الرسالة,ويعرض في فقرات(بحسب الحاجة),تبدأ الأولى بتمهيد موجز يهيئ به ذهن المخاطب لموضوع الرسالة,وقد يكون إشارة إلى موضوع سابق(إشارة إلى إلحاقا ل...- توضيحا ل...), وتختتم الفقرة الأخيرة من تلك الفقرات بعبارة مناسبة تتطلب غالبا الرد ,أو الحض على إنجاز الطلب,أو تعيد التأكيد على أمر....

6- تحية الختام:وتأتي بعد آخر فقرة,وعادة ما يكون فيها(مع دعائي لكم بالتوفيق_وتفضلوا بقبول أصدق التحايا-أو شاكرا لكم حسن تعاونكم).

7 - التوقيع والاسم,وقد تكتب الوظيفة.

أمور تجب مراعاتها في الرسالة الإدارية:

يجب التنبه إلى بعض الأمور التي يسبب عدم مراعاتها خللا في الرسالة الإدارية,ومنها:

1- الدقة والوضوح في ألفاظ الرسالة وأفكارها.

2- الموضوعية ,والابتعاد عن الأساليب الأدبية والمعاني الشعرية من خيال وصور.

3-الإيجاز, وهي صفة محمودة في مجالات الكتابة الوظيفية.

4- التنبه إلى لقب تبجيل المرسل إليه,فإن مخالفة ذلك أو الخلط فيه يجعلك موضعا للتندر.

5-عند الرد على خطاب سابق يشار إلى ذلك الخطاب برقمه وتاريخه وموضوعه.

6- مراعاة حسن تقسيم الأفكار والانتقال بينها من الفكرة السابقة- بعد أن تستوفى- إلى التالية وبتسلسل منطقي.

7- عند الرد على رسالة ذات نقاط متعددة, يجب أن يتضمن الرد كل تلك النقاط مرتبة حسب ورودها في الخطاب الأصلي.

نموذج للرسالة الإدارية والتجارية:

بسم الله الرحمن الرحيم

 

سعادة رئيس قسم............ الدكتور................. سلمه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ,وبعد:

أفيدكم أني أحد طلاب هذا القسم الموقر,ومن دفعة 2003 ,وأنا الآن في المستوى الخامس,ومعدلي التراكمي 3،7 ولم تصادفني أية مشكلة منذ التحاقي بالجامعة على كل الأصعدة.

غير أني مع بداية هذا الفصل الدراسي 051 فوجئت بإلغاء اسمي من قائمة مادة (201 عربي)مع أني سجلت في هذه المادة مبكرا,وليس علي أية ملاحظة من قبل المسجل أو من قبل أستاذ المادة ,وأنا حريص أشد الحرص على إتمامي لدراسة هذه المادة بأي شكل.

لذا أرجو من سعادتكم النظر في موضوعي هذا بما عهد عنكم من تيسير أمور الطلاب وحل مشكلاتهم,شاكرا لكم حسن تعاونكم , والله يحفظكم.

 

مقدمه:

الطالب/......................................................

الرقم الجامعي/

التاريخ/ والتوقيع:................

والتجارية كما أسلفنا تختلف من حيث الترويسة أو الواجهة الإعلانية التي تُذكر كاملة المعلومات في أعلى الرسالة,وعادة ما تكون تلك الإعلانات مطبوعة في أوراق جاهزة للاستخدام